Formulera sig inför chefen

[Piek]

Jag är butikschef i en liten butik sedan ca två månader tillbaka.

Nu har det uppkommit en situation när de gick igenom bokslutet som inte alls är bra... Jag vill inte gå in mer på situationen om jag inte måste. Det är inte det tråden handlar om.

Anledningen till att det här har kunnat hända är jag 200% säker på att beror på förre butikschefens slarv men hur säger man det till chefen på bästa sätt?
Jag har inte pratat med chefen ännu utan bara ekonomiansvarig som frågat hur det här kunnat hända. Mitt svar har varit att sedan jag tog över har vi vart super noga och jag är helt säker på att det inte är under den här tiden detta hänt.

Jag vill inte att det ska uppfattas som att jag skyller ifrån mig på något sätt samtidigt som jag ju faktiskt vet varför det här har hänt och måste få fram det.
Vad säger man?

 

[mandalaki]

Svårt när man inte vet detaljer men ... Skulle det funka att du förklarar precis hur du hanterar den aktuella uppgiften (och att det i sig alltså visar att felet inte kan ha uppstått under din tid, utan att du behöver påpeka det)?

 

[BornAgain]

Jag är butikschef i en liten butik sedan ca två månader tillbaka.

Nu har det uppkommit en situation när de gick igenom bokslutet som inte alls är bra... Jag vill inte gå in mer på situationen om jag inte måste. Det är inte det tråden handlar om.

Anledningen till att det här har kunnat hända är jag 200% säker på att beror på förre butikschefens slarv men hur säger man det till chefen på bästa sätt?
Jag har inte pratat med chefen ännu utan bara ekonomiansvarig som frågat hur det här kunnat hända. Mitt svar har varit att sedan jag tog över har vi vart super noga och jag är helt säker på att det inte är under den här tiden detta hänt.

Jag vill inte att det ska uppfattas som att jag skyller ifrån mig på något sätt samtidigt som jag ju faktiskt vet varför det här har hänt och måste få fram det.
Vad säger man?

Vad säger ekonomiansvarig - finns det möjlighet att bolla med hen. Hen kan ju också hjälpa dig att bena ut fakta så att du mer exakt kan redogöra för saken. Jag brukar låta mindre gnällig om jag uttrycker mig exakt.

I en bokföring bör man kunna se när en händelse har skett. Och då bör du rent faktiskt kunna visa att det inträffade före din tid.

Om det rör händelser som inte bokförts så får du kanske förklara i termer av "Vi har sett att X stycken av varan saknas i bokföringen. Det kan jag inte förklara. Vi den inventering jag gjorde när jag kom fanns si och så många, när vi tagit ut något har vi dokumenterat det på följande sätt...)

 

[Fruentimber]

Men om bokföringen felar måste man ju gå tillbaka och klura ut var det blivit fel. Du har ju bara varit butikschef i två månader? Det säger ju sig självt, tycker jag. Nu gör inte jag bokslutet, det gör vår revisor, men jag sköter bokföringen fram till dess i vårt företag. Menar du att ekonomiansvarig inte kan se var det gått fel?

 

[Piek]

@mandalaki
Ja jag förstår det... Får se om jag får svar som jag kan ta till mig och använda mig av annars förklarar jag kort om en stund.

Det var ungefär så jag sa till ekonomiansvarige att sedan jag tog över har jag vart super noga och även informerat personalen och sett till att även de vet hur man gör och att det måste göras. Vid varje vecka har de även berättat för mig att det är gjort. På så sätt är jag helt säker att det inte slarvats under min tid som chef.

 

[mandalaki]

Det var ungefär så jag sa till ekonomiansvarige att sedan jag tog över har jag vart super noga och även informerat personalen och sett till att även de vet hur man gör och att det måste göras. Vid varje vecka har de även berättat för mig att det är gjort. [/USER]

Det är lite så jag menar. Om du förklarar för chefen: Så här jag gör jag: Jag är noga med att bla bla bla och så här gör personalen bla bla - och sedan lämnar över till chefen att själv förstå att då kan felet inte ha uppstått under din tid. Typ.

 

[Piek]

@BornAgain och @FrauleinLeo
Vi vet vad som gått fel men inte exakt när.

Kortfattat: Vi köper in en del av våra varor genom ett annat företag (samma ägare). Fakturan för hela inköpet går till det andra företaget och det har slarvats med att registreras vad som varit vårat. Därav har de inte fått betalt. I.o.m. att vi beställer tillsammans med dem och får det på samma faktura går det inte att i efterhand se vad som vi beställt och vad som de beställt. Vi beställer inte heller varje vecka så det går inte heller att kolla i efterhand om vi glömt registrera eftersom vi inte vet vilka veckor som vi har vart med på beställningen.
Luddigt? Javisst!
@mandalaki

 

[Monstermom]

Jag vill inte att det ska uppfattas som att jag skyller ifrån mig på något sätt samtidigt som jag ju faktiskt vet varför det här har hänt och måste få fram det.

Fast det tycker jag inte? Det enda du behöver klargöra är vad som skett under ditt ansvar, sen får chefen bena i resten.

 

[Fruentimber]

@BornAgain och @FrauleinLeo
Vi vet vad som gått fel men inte exakt när.

Kortfattat: Vi köper in en del av våra varor genom ett annat företag (samma ägare). Fakturan för hela inköpet går till det andra företaget och det har slarvats med att registreras vad som varit vårat. Därav har de inte fått betalt. I.o.m. att vi beställer tillsammans med dem och får det på samma faktura går det inte att i efterhand se vad som vi beställt och vad som de beställt. Vi beställer inte heller varje vecka så det går inte heller att kolla i efterhand om vi glömt registrera eftersom vi inte vet vilka veckor som vi har vart med på beställningen.
Luddigt? Javisst!
@mandalaki

Vilket träligt system.

 

[Piek]

Vilket träligt system.

Mycket, men det sparas mycket pengar på att göra så