Tidsrapportering

[Philosophia]

Jag ska göra ett uppdrag utanför mitt tjänst. Det uppskattade arbetet motsvarar ungefär en månads heltidsarbete, alltså ca. 170 h. Jag får dock bara betalt för de timmar som jag gör och måste därför ägna mig åt någon form av tidsrapportering.
Ni som utför tjänster per timmar, vad har ni för metoder (program, appar, etc.) för att hålla koll på timmarna och rapportera dem. Hur pass detaljerade gör ni tidsrapporterna?

 

[Gnist]

Jag rapporterar iofs bara in övertid och ob dessa lägger jag lägger in på ett excelblad under respektive kolumn och därefter exporterar till pdf.
Kolumnerna jag använder är
1) datum
2) ob
3) övertid 1
4) övertid 2
5) övertid 3

Sen räknar jag ner antalet timmar i respektive kolumn för att få totalt antal timmar av varje slag.

När jag jobbade timmar så hade jag fler kolumner, för då fanns pass 1, pass 2 och antal timmar med också och under dessa skrev jag in start respektive sluttid per pass och hur många timmar det blev.

 

[tanten]

Jag ska göra ett uppdrag utanför mitt tjänst. Det uppskattade arbetet motsvarar ungefär en månads heltidsarbete, alltså ca. 170 h. Jag får dock bara betalt för de timmar som jag gör och måste därför ägna mig åt någon form av tidsrapportering.
Ni som utför tjänster per timmar, vad har ni för metoder (program, appar, etc.) för att hålla koll på timmarna och rapportera dem. Hur pass detaljerade gör ni tidsrapporterna?

Det beror väl lite på komplexiteten?
Jag har ett timarbete (extraknäck) som innebär att jag gör samma sak hela arbetstiden. Där skriveer jag bara upp antal timmar i almanackan.

Om jag på arbetstid däremot gör tid i andra uppdrag/projekt så specar jag varje dag var jag lagt min tid. Fast då är enda specen att jag noterar uppdragets namn.

Enklast är väl att fråga uppdragsgivaren hur detaljerad du ska vara?

 

[Philosophia]

Det beror väl lite på komplexiteten?
Jag har ett timarbete (extraknäck) som innebär att jag gör samma sak hela arbetstiden. Där skriveer jag bara upp antal timmar i almanackan.

Om jag på arbetstid däremot gör tid i andra uppdrag/projekt så specar jag varje dag var jag lagt min tid. Fast då är enda specen att jag noterar uppdragets namn.

Enklast är väl att fråga uppdragsgivaren hur detaljerad du ska vara?

Förlåt. Jag är alldeles otydlig inser jag. Min uppgift är att göra en studie. Uppdragsgivaren har inte gett några instruktioner mer än att de vill att studien görs och att den görs på ett bra sätt och att de vill att jag rapporterar hur många timmar jag har arbetat med studien när den väl är färdig. Kanslichefen bestämde sig för att sluta i samma veva som när jag fick uppdraget och just nu finns det en tillfällig kanslichef som inte riktigt kan svara på frågan. Därför funderar jag lite på vad som är praxis när man tidsrapporterar mer diffusa uppdrag.

 

[Petruska]

Jag gjorde en rapport åt ett statligt verk utanför tjänsten häromåret. För min egen kontrolls skull noterade jag timantalet i min kalender vid varje tillfälle jag arbetade med rapporten, och sedan summerad jag timmarna veckovis mycket enkelt när jag rapporterade till verket. I ett vanligt enkelt Word-dokument. Jag skrev inte vad jag hade ägnat mig åt timme för timme, utan bara att jag hade jobbat 18 timmar första veckan, 13 den andra osv.

Dealen var att jag hade ett halvår på mig, och skulle lägga två månader heltid på arbetet.

 

[Philosophia]

Jag gjorde en rapport åt ett statligt verk utanför tjänsten häromåret. För min egen kontrolls skull noterade jag timantalet i min kalender vid varje tillfälle jag arbetade med rapporten, och sedan summerad jag timmarna veckovis mycket enkelt när jag rapporterade till verket. I ett vanligt enkelt Word-dokument. Jag skrev inte vad jag hade ägnat mig åt timme för timme, utan bara att jag hade jobbat 18 timmar första veckan, 13 den andra osv.

Dealen var att jag hade ett halvår på mig, och skulle lägga två månader heltid på arbetet.

Tack! Det låter ju mycket likt min situation.

 

[Ems]

Jag tidrapporterar ett antal projekt varje dag i ett särskilt program och enligt arbetsgivarens policy. Det jag lärt mig är att det viktigaste är att redovisa på ett sätt så att jag själv kan gå tillbaka och minnas vad jag har gjort. Då gör det inte så mycket om klienten senare vill ha ytterligare specifikation eller om något skulle ifrågasättas eftersom jag i sådant fall kan justera och argumentera för min sak.

 

[Lovisaleonora]

Jag rekommenderar dig att föra noga anteckningar så du kan återge hur tiden har gått åt. En arbetsrapport med datum, antal timmar, kort notering om vad som gjorts är att föredra som redovisning till fakturan.

Men om det sedan blir någon diskussion behöver du ha anteckningar som kan redovisa exakt vad du sysslat med, för att inte komma i konflikt med beställaren. Nu verkar det vara en extra osäker situation i o m chefsbyte. Bättre med för mycket anteckningar än obetalt arbete. Man är skydlig att kunna redovisa sin faktura.

 

[TomasN]

Jag ska göra ett uppdrag utanför mitt tjänst. Det uppskattade arbetet motsvarar ungefär en månads heltidsarbete, alltså ca. 170 h. Jag får dock bara betalt för de timmar som jag gör och måste därför ägna mig åt någon form av tidsrapportering.
Ni som utför tjänster per timmar, vad har ni för metoder (program, appar, etc.) för att hålla koll på timmarna och rapportera dem. Hur pass detaljerade gör ni tidsrapporterna?

Excel fungerar bra om man inte har något program.

Jag håller med andra om att du bör föra anteckningar dag för dag ungefär vad du har gjort. Du behöver kanske inte redovisa det här men om beställaren frågar så är det nästan nödvändigt att du har det. Det kan komma in chefer senare som helt plötsligt får för sig att kräva mer information.

 

[Lejonelle]

Jag ska göra ett uppdrag utanför mitt tjänst. Det uppskattade arbetet motsvarar ungefär en månads heltidsarbete, alltså ca. 170 h. Jag får dock bara betalt för de timmar som jag gör och måste därför ägna mig åt någon form av tidsrapportering.
Ni som utför tjänster per timmar, vad har ni för metoder (program, appar, etc.) för att hålla koll på timmarna och rapportera dem. Hur pass detaljerade gör ni tidsrapporterna?

Ofta har arbetsgivaren någon sorts tidrapporteringssystem som de vill att man använder, du kan ju kolla hur det ligger till med det. Ska du fakturera eller handlar det om en anställning med timarvode? Jag använder också excel och för att göra det enkelt skriver jag in klockslag när jag börjar och slutar arbeta och låter excel räkna ut hur många timmar det blir.

För minnets skull kan det vara bra att notera ungefär vad man gör också, för uppföljning mot någon sorts tidsestimat eller direktiv som man kanske hade i början. För jag gissar att det inte bara är antalet timmar som är intressant för uppdragsgivaren utan också att du ska vara klar en viss dag. Om arbetet inledningsvis visar sig mer omfattande/tidskrävande än vad man först räknade med kan du behöva detta underlag för att antingen förhandla ned uppdragets omfattning eller den tidsåtgång som beräknats.

 

[Philosophia]

Bra synpunkter! Kontentan verkar vara att hellre vara lite för detaljerad.

En relaterad fråga: Om ni behöver resa för att utföra arbetet, t.ex. för att träffa en informant, tar ni även med restiden i tidsrapporteringen?

 

[Hyacinth]

Bra synpunkter! Kontentan verkar vara att hellre vara lite för detaljerad.

En relaterad fråga: Om ni behöver resa för att utföra arbetet, t.ex. för att träffa en informant, tar ni även med restiden i tidsrapporteringen?

Jag skulle absolut ta med restiden, det är även kutym i min branch.

 

[Lejonelle]

Bra synpunkter! Kontentan verkar vara att hellre vara lite för detaljerad.

En relaterad fråga: Om ni behöver resa för att utföra arbetet, t.ex. för att träffa en informant, tar ni även med restiden i tidsrapporteringen?

Ja, om det ligger inom normal arbetstid. Om jag måste åka kl 6 för att hinna till ett möte kl 8 tar jag inte upp 2 timmar arbetstid men däremot tar jag upp tid jag arbetar (om jag gör det på tåget, t ex). Men det kan ju vara så att du ska ha traktamente för resdagar.

Så för mig låter det som det finns en del att klara ut med uppdragsgivaren. Tag ett gammalt projektledarråd och skriv ned hur du har uppfattat ditt uppdrag och stäm av den med uppdragsgivaren (skriftligt). Både avgränsningar till tid och innehåll, hur och när du ska rapportera och inte minst viktigt, hur ni hanterar ändringar (den mest typiska ändringen är att du upptäcker att den tjänst de har beställt inte kan utföras inom den kostnad ni har kommit överens om. Eller att uppdraget visar sig vara mer komplicerat än ni först trodde. Eller att uppdragsgivaren vill lägga till arbete).

Man kan inte vara nog tydligt när det gäller vad som ingår och inte ingår, för kommunikation är svårt. Jag vet att du är tydlig och klar men din uppdragsgivare kanske inte kan bedöma vad som är svårt, eller vad som är bra kvalitet, i ditt arbete. Vilket är vanligt när man tar in en expert av något slag.